Sắp xếp dữ liệu trong excel 2007-2010 (sort data)

Cách sắp xếp dữ liệu trong excel 2007 2010

Cách sắp xếp dữ liệu trong excel 2007 2010 – khi lập các báo cáo trên excel ta thường phát sinh nhu cầu muốn sắp dữ liệu theo một tiêu chí nào đó. Sort data là tên gọi tiếng anh của chức năng sắp xếp dữ liệu trong excel,

Một số ví dụ về tiêu chí sắp xếp dữ liệu trong excel 2007

• Sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự abc…
• Sắp xếp danh sách điểm thi theo thứ tự điểm cao nhất trở xuống
• Sắp xếp tất cả những dòng nào có ô MÀU ĐỎ
• Hay có thể sắp xếp theo màu của chữ cũng được.

Lưu ý: Trong excel 2003, bạn không sắp xếp dữ liệu được theo màu nhé.

1. Cách sắp xếp dữ liệu trong excel 2007 2010

Dưới đây là dữ liệu gốc dùng để sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Chúng ta sẽ tìm hiểu những cách sắp xếp phổ biến nhất nhé.

Bảng tổng kết điểm học kỳ 1 năm 2014 ban đầu được sắp xếp theo số thứ tự của mã sinh viên. Theo sau đó là tên, điểm tích lũy, điểm thi, điểm hạnh kiểm và điểm trung bình tương ứng với mỗi sinh viên.

Các bạn để ý thấy,

– Trong cột điểm tích lũy, Ad đã dùng conditional formating để tìm ra 2 sinh viên có kết quả điểm tích nhỏ hơn 5 và

– Trong cột điểm trung bình, tương tự nhờ có conditional formating mà ad bôi màu đỏ cho 03 sinh viên có thành tích xuất sắc nhất.

Với những dữ kiện như thế, ta hãy cùng nhau xử lý các yêu cầu ở trên nhé.

1.1. Sắp xếp dữ liệu trong excel theo thứ tự ABC (alphabe)

Tương ứng với yêu cầu sắp xếp danh sách sinh viên theo tên với thứ tự alphabe

Bước 1:

Bôi đen toàn bộ bảng điểm.

Nguyên tắc của việc sắp xếp dữ liệu nếu có từ 2 cột trở lên đó là bôi đen toàn bộ cả 2 cột. Bởi một lẽ, dữ liệu của cột này có liên quan tới cột kia. Nếu chúng ta không bôi đen tất cả các cột thì sẽ xảy ra trường hợp “râu ông nọ cắm cằm bà kia” cho mà xem.

Bước 2:

• Chọn thẻ “Data” trên thanh ribbon
• Chọn Sort
• 
  

Bước 3:

Sau khi chon nút “Sort” sẽ hiện cửa sổ Sort để bạn tiến hành chọn điều kiện sắp xếp.

Để sắp xếp dữ liệu trong excel ta cần phải biết:

• Sort by:

Sắp xếp theo chỉ tiêu nào. Trong ví dụ này, ta muốn sắp xếp theo TÊN do đó ta chọn cột “Tên Sinh Viên”

• Sort on:

Ta có 4 tùy chọn

+ Giá trị của các ô trong cột (chọn ở phần sort by)

+ Cell color: Màu ô

+ Font color: Màu chữ

+ Cell icon: Biểu tượng được chèn vào các ô

• Order:

Quy luật sắp xếp dữ liệu trong excel

+ Đối với chuỗi ký tự (text): ta có thể sắp xếp theo chiều A->Z hoặc Z->A

+ Đối với số: sắp xếp từ lớn tới nhỏ và ngược lại từ nhỏ tới lớn

+ Đối với màu và icon set: bạn xem ở phía dưới nhé.

Còn ở trong yêu cầu số 1: Ta không cần phải chỉnh sửa gì thêm ngoài việc chọn Sort by theo cột “Tên sinh viên”

Sau đó nhấn OK để hoàn tất việc sắp xếp dữ liệu trong excel theo tên sinh viên.

Kết quả thu được như sau:

1.2. Sắp xếp dữ liệu trong excel theo thứ tự từ lớn tới nhỏ

Yêu cầu: Sắp xếp bảng điểm theo điểm trung bình từ cao tới thấp

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu

Bước 2: Chọn Data/ Sort

Bước 3: Trong cửa sổ “sort” hiện ra bạn chọn như sau:

Sắp xếp theo (sort by): Điểm trung bình

Sắp xếp theo giá trị (sort on): Values

Sắp xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp (order): Largest to smallest

Bước 4: Nhấn OK

Kết quả thu được như sau:

1.3. Sắp xếp dữ liệu trong excel theo màu của ô excel

Tương ứng với yêu cầu: Sắp xếp danh sách theo màu chữ của cột điểm tích lũy.

Bước 1, 2, 3: Các bạn làm tương tự như trên.

Trong cửa sổ sort hiện ra bạn sẽ chọn như sau:

– Sắp xếp theo (sort by): Điểm tích lũy

– Sắp xếp theo màu chữ (sort on): Font color

– Sắp xếp theo màu nào (order): Kích chọn màu đỏ

– Vị trí hiện màu được sắp xếp: On top (ở trên cùng) hoặc On bottom (ở dưới cùng)

Bước 4: Nhấn OK.

Kết quả như sau:

1.4. Sắp xếp dữ liệu trong excel theo màu chữ

Làm tương tự với cách sắp xếp màu chữ, ta sẽ có bảng chọn màu nên ô chữ như sau:

Kết quả thu được:

Như vậy, sau bài hướng dẫn này bạn gần như đã làm chủ hoàn toàn cách sắp xếp dữ liệu trong excel 2007 2010. (Nguồn: Sưu tầm)